Elk modern assurantiekantoor heeft een CRM nodig. Het juiste systeem helpt jou en je team georganiseerd te blijven en je doelen te bereiken. Hoewel de meeste CRM-software voor assurantiekantoren bepaalde functies gemeen hebben, worden andere functies vaak over het hoofd gezien. De noodzakelijke functies maar ook de extra’s. Functies die je niet zo snel gebruikt, maar wel erg handig en krachtig zijn voor je bedrijf.
De hoofdzaken
Voor dat we de extra’s gaan bespreken, volgen hieronder de functies die wij als essentieel beschouwen.
- Klantportaal
- Ditigtale polismap
- Digitaal documentenbeheer
- Taakbeheer
- Ondersteuning voor verschillende apparaten
- Analytics
- Intuïtieve interface
- Beloning bijhouden
Met deze in gedachten, bekijk dan de andere functies die je niet over het hoofd wilt zien.
Extra’s voor het klantendossier
Op zijn minst zal elk assurantie softwaresysteem een klantendatabase hebben. Maar je kunt de efficiëntie van je assurantiekantoor vergroten door optimaal gebruik te maken van de verschillende functies die erin kunnen zitten. Je zou bijvoorbeeld kunnen zoeken naar een systeem waarmee je notities kunt toevoegen aan verschillende klanten. Dit is een geweldige manier voor verschillende leden van je team om informatie over klanten te delen of er gewoon voor te zorgen dat ze een belangrijk detail niet vergeten.
Extra’s voor digitaal documentenbeheer
Digitaal documentbeheer is ook één van de essentiële functies die enkele extra features kan hebben die vaak over het hoofd worden gezien. De beste systemen maken het bijvoorbeeld gemakkelijk om verschillende mediabestanden toe te voegen. Dit is handig voor het opslaan van foto’s of iets anders dat je moet bijhouden, zoals logo’s en licenties. En veel systemen zullen ook elektronische handtekeningen mogelijk maken. Immers, als je dingen digitaal doet, wil je geen documenten hoeven uit te printen en door de klant te laten ondertekenen.
Marketing Automatisering
De beste CRM-software voor tussenpersonen zullen een of ander element van marketingautomatisering in zich hebben. De mate van automatisering kan variëren, maar je wilt in ieder geval iets kunnen doen op marketingvlak. Het idee hierbij is dat je door marketing te automatiseren je kunt richten op andere taken binnen je assurantiekantoor. Bovendien, door deze functie in je managementsoftware te laten integreren, hoef je geen apart programma aan te schaffen. fixfin, bijvoorbeeld, beschikt over geautomatiseerde e-mailmarketing.
Functies voor werknemers
Er zijn een paar verschillende manieren waarop managementsoftware werknemer-gerelateerde functies kan integreren. Sommige hebben functies om werknemers betrokken te houden en de productiviteit te verhogen. Een veel voorkomend voorbeeld is de mogelijkheid om de productiviteit van werknemers op het systeem bij te houden. Soms is dit werknemersgericht, een manier om medewerkers verantwoordelijk te houden en gemotiveerd te blijven.
Een van de meest elementaire maar nuttige functies voor werknemers die vaak over het hoofd worden gezien is de activity-flow. Door te kiezen voor een CRM-pakket met deze functie voorkom je dat je een apart systeem moet aanschaffen. Het voorkomt ook dat werknemers van programma moeten wisselen om hun acitiviteiten en tijdsbesteding bij te houden.
Klantenportaal
In het huidige digitale tijdperk verwachten klanten dat ze hun verzekeringsinformatie overal kunnen inzien. Veel tussenpersonen maken hiervoor een website, maar dat hoeft niet. Dat komt omdat sommige beheersystemen voor tussenpersonen een klantenportaal bevatten.
De functies van de klantenportals bij deze systemen varieert, maar met een goed klantenportaal kun je jouw dienstverlening behoorlijk optimaliseren. Een goed portaal moet minimaal klanten in staat stellen hun polissen te bekijken en eventueel te printen of bewijzen van een dekking te kunnen laten zien. Het zou idealiter ook betalingen moeten laten zien en misschien een link voor het accepteren daarvan. Dit type klantenportaal zal de klanttevredenheid verbeteren en meer tijd opleveren voor jou en je medewerkers.
Facturering en betalingen
Veel tussenpersonen gebruiken aparte systemen voor facturering en betalingen, maar een aantal van de beste CRM-software voor tussenpersonen hebben dit geïntegreerd. Net als bij de andere extra functies (zoals marketing of activity-flow van werknemers) bespaart dit je de investering van een extra facturatieprogramma en het brengt je ook veel gemak. Je hoeft geen ander programma te zoeken of te kopen. Je hoeft je team ook niet te trainen in het gebruik van een ander programma.
Back-ups
Je wilt niet dat er iets gebeurt met de informatie die je in je CRM voor tussenpersonen opslaat. De meeste systemen bieden een soort back-up oplossing of vertellen je expliciet hoe je een back-up van de gegevens kunt maken. Dat doen ze echter niet allemaal. Andere CRM’s daarentegen brengen dit naar een hoger niveau door automatisch een back-up van je gegevens te maken. Sommige systemen hebben zelfs geen limiet op de back-ups.
Conclusie
Bekijk alle functies van je CRM voor tussenpersonen eens goed. Je zult waarschijnlijk enkele functies vinden die je niet ten volle gebruikt, maar die je efficiëntie en productiviteit zouden kunnen verbeteren. fixfin biedt alle bovengenoemde extra’s en nog veel meer.
